SUPPLY POSITIONING (2)

ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΕΤΑΡΤΗΜΟΡΙΩΝ

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΕΤΑΡΤΗΜΟΡΙΩΝ

Όπως έχουμε αναφέρει τα τέσσερα τεταρτημόρια αντιπροσωπεύουν τέσσερις διαφορετικούς τρόπους διαχείρισης των προμηθευόμενων πόρων. Αυτό δε σημαίνει ότι τα υλικά ή υπηρεσίες που ανήκουν στο ίδιο τεταρτημόριο ακολουθείται ακριβώς η ίδια πολιτική. Σε γενικές γραμμές η πολιτική μπορεί να είναι ίδια αλλά σε κάποια σημεία είναι πιθανό να διαφοροποιείται.

Οι τέσσερις διαφορετικοί τύποι προμηθευόμενων πόρων είναι οι ακόλουθοι:

·      Στο πρώτο τεταρτημόριο περιλαμβάνονται τα υλικά ή υπηρεσίες ρουτίνας, μη κρίσιμα (non-critical). Τα συγκεκριμένα είδη έχουν μικρή αγοραστική αξία και χαμηλή επιρροή στα αποτελέσματα της εταιρείας. Σε αυτή η κατηγορία τα είδη που ανήκουν συνήθως η γραφική ύλη, είδη καθαριότητας κλπ

·      Στο δεύτερο τεταρτημόριο ανήκουν τα υλικά ή υπηρεσίες υψηλής κερδοφορίας (leverage) . Τα είδη που ανήκουν σε αυτή τη κατηγορία χαρακτηρίζονται από μεγάλη αγοραστική αξία και χαμηλή επιρροή στα αποτελέσματα της εταιρίας. Είναι πιθανό υλικά ή υπηρεσίες σε μία εταιρεία να ανήκουν στη κατηγορία των μη-κρίσιμων υλικών και σε μία άλλη εταιρεία να ανήκουν στη κατηγορία υψηλής κερδοφορίας. Αυτή η κατηγορία είναι αρκετά ελκυστική τόσο για τους προμηθευτές όσο και για τους ίδιους τους αγοραστές. Από την πλευρά των προμηθευτών εξηγείται από τη μεγάλη αξία των υλικών και υπηρεσιών ενώ από τη πλευρά του αγοραστή τα υλικά και οι υπηρεσίες  μεγάλης αξίας παρέχουν διαπραγματευτική ισχύ καθώς και είναι εύκολη η πρόσβαση σε πηγές προμηθείας.

·      Στο τρίτο τεταρτημόριο ανήκουν τα υψηλού κινδύνου υλικά και υπηρεσίες (bottleneck), τα  οποία χαρακτηρίζονται από μικρή αγοραστική αξία αλλά υψηλή επιρροή στα αποτελέσματα της εταιρείας. Αυτό συνεπάγεται επιπλέον υψηλό προμηθευτικό κίνδυνο. Τα είδη που ανήκουν σε αυτή τη κατηγορία είναι χαρακτηρίζονται από περιορισμένο αριθμό προμηθευτών , από όχι τεχνικά χαρακτηριστικά  από δυσκολία εύρεσης πηγών και θα πρέπει να δείξουμε μεγάλη προσοχή σε αυτή τη κατηγορία.

·      Στο τέταρτο τεταρτημόριο ανήκουν τα κρίσιμα υλικά και υπηρεσίες (critical), τα οποία χαρακτηρίζονται από μεγάλη αγοραστική αξία και υψηλή επιρροή στα αποτελέσματα της εταιρείας. Αυτή η κατηγορία όπως και η προηγούμενη χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή διότι τα υλικά ή υπηρεσίες τα οποία προμηθευόμαστε συμμετέχουν συνήθως άμεσα στο τελικό προϊόν.

ΜΗ ΚΡΙΣΙΜΑ ΥΛΙΚΑ & ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Στα μη κρίσιμα υλικά όπως και στους άλλους τύπους υπάρχουν συγκεκριμένες τεχνικές και στρατηγικές για αποτελεσματική διαχείριση. Τα ερωτήματα που δημιουργούνται για τη κατηγορία των μη κρίσιμων υλικών ή υπηρεσιών είναι τα εξής:

α)Ποιος είναι ο ιδανικός αριθμός προμηθευτών;

β)Τι είδους συνεργασίας πρέπει να αναπτύξω με τους προμηθευτές;

γ)Τι είδος συμβόλαιο;

δ)Ποιος είναι ο ιδανικός προμηθευτής

ε)Επίπεδο έγκρισης

στ)Επιπλέον ενέργειες που συμβάλουν στη βελτίωσης της διαδικασίας    προμηθειών

Στη συνέχεια θα αναπτυχθούν τα παραπάνω ερωτήματα.

α) Όσον αφορά τον αριθμό προμηθευτών, επειδή πρόκειται για υλικά και υπηρεσίες οι οποίες είναι χαμηλής αξίας και χαμηλής επιρροής ο αριθμός των προμηθευτών θα πρέπει να είναι περιορισμένος. Άλλωστε η εύρεση προμηθευτών όποτε θελήσουμε είναι εύκολη. Ο ιδανικός αριθμός προμηθευτών είναι ένας(1)

β)Η στενή συνεργασία με τους προμηθευτές  δεν είναι  απαραίτητη . Στη συγκεκριμένη κατηγορία θέλουμε απλούστευση των διαδικασιών και όχι να σπαταλάμε χρόνο και χρήμα για να δημιουργήσουμε μια στενή συνεργασία.

γ) Αφού χρησιμοποιώ σε αυτή τη κατηγορία λίγους προμηθευτές και θα πρέπει να καλύψουν μεγάλη γκάμα μη κρίσιμων πόρων θα πρέπει τα συμβόλαια να αφορούν μεγάλη γκάμα υλικών και υπηρεσιών  και θα πρέπει να είναι μεγάλης διάρκειας.

δ) Ιδανικός προμηθευτής σε αυτή τη κατηγορία είναι αυτός ο οποίος :

·      είναι ικανός να προμηθεύει μεγάλη γκάμα υλικών και υπηρεσιών

·      να προμηθεύει αδιάκοπα και να είναι πρόθυμος να ικανοποιεί κάθε ζήτηση

·      οι διαδικασίες του να είναι απλές , ώστε να είναι δυνατόν να ανταποκριθεί στη ζήτηση και του τελευταίου χρήστη

·      να έχει τη δυνατότητα να αποστείλει μηνιαίες αναφορές καθώς και τα τιμολόγια για τις προμήθειες που πραγματοποιήθηκαν από το εκάστοτε τμήμα

·      να έχει τη δυνατότητα εφαρμογής ηλεκτρονικών προμηθειών

  ε)   Επίπεδο έγκρισης , η συμφωνία προμήθειας με τον εκάστοτε προμηθευτή είναι  

       δυνατόν να   πραγματοποιηθεί σε επίπεδο αγοραστή.

 στ) Επιπλέον ενέργειες που συμβάλουν στη βελτίωση της κατηγορίας των μη  

       κρίσιμων υλικών και υπηρεσιών:

·      επανασχεδιασμό του τρόπου λειτουργίας των προμηθειών, με τον όρο επανασχεδιασμό, σημαίνει τις αρμοδιότητες που έχει ο εκάστοτε εσωτερικός πελάτης, τα όρια εγκρίσεων . Σχετικά με τις αρμοδιότητες και τα όρια εγκρίσεων η τάση είναι να μεταφέρονται προς τους πιο χαμηλόβαθμους, γεννάται στους απλούς εργαζόμενους το συναίσθημα της σημαντικότητας κλπ.

·       με την υιοθέτηση αυτοματισμών- ηλεκτρονικό εμπόριο, σκοπός μας σε αυτή τη κατηγορία είναι να είμαστε  απλοί, άμεση και αποτελεσματικοί. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση αυτοματισμών (ηλεκτρονικοί υπολογιστές) σε συνεργασία με το ηλεκτρονικό εμπόριο

·       χρήση καρτών αγοράς, αντί τα τιμολόγια να περνάνε από το λογιστήριο και να προσπαθεί να τα συνδυάσει με εντολές παραγγελίες ο πιο απλός τρόπος είναι κάρτα προμηθειών. Κάθε τμήμα είναι κάτοχο αυτής της κάρτα και πραγματοποιεί απευθείας τις πληρωμές, με τη διαφορά υποχρεωτικής ενημέρωσης του τμήματος προμηθειών  κατά τακτά χρονικά διαστήματα.

·      ανοικτές εντολές παραγγελίες, οι παραγγελίες να πραγματοποιούνται από το κάθε χρήστη χωρίς τη μεσολάβηση του τμήματος προμηθειών. Η εμπλοκή του τμήματος προμηθειών θα είναι  η επιλογή του προμηθευτή, η αξιολόγηση του καθώς και κάποια αναφορά κατά τακτά χρονικά διαστήματα σχετικά με τα προμηθευόμενα υλικά και υπηρεσίες.

ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΣΤΗ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΤΩΝ ΜΗ ΚΡΙΣΙΜΩΝ ΥΛΙΚΩΝ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

           

·      διατήρηση χαμηλών αποθεμάτων, αυτό έχει σαν συνέπεια χαμηλό κόστος αποθεμάτων και μείωση γενικά του κόστους κτήσης των προμηθευόμενων υλικών

·      έλεγχο του κόστους μέσα από την αυτοματοποίηση των διαδικασιών, υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου του κάθε χρήστη πότε έκανε μια παραγγελία και τι περιλαμβάνει η εκάστοτε παραγγελία και ποιο ήταν το κόστος της.

·      μείωση των χαρτιών και της διαχείριση τους κατά συνέπεια και μείωση του κόστους

·      μείωση του προσωπικού που θα ασχολείται με τις διεκπεραιώσεις παραγγελιών και απασχόλησή του σε άλλα θέματα.

ΠΡΟΜΗΘΕΥΟΜΕΝΟΙ ΠΟΡΟΙ ΥΨΗΛΗΣ ΚΕΡΔΟΦΟΡΙΑΣ

Όπως και στη προηγούμενη κατηγορία και σε αυτή τη κατηγορία υπάρχουν συγκεκριμένες στρατηγικές που ακολουθούνται  για τη καλύτερη δυνατή διαχείριση των υλικών και υπηρεσιών .Τα ερωτήματα που τοποθετούνται όπως και στις προηγούμενες κατηγορίες είναι  τα ακόλουθα :

α) ποιος είναι ο ιδανικός αριθμός προμηθευτών

β) τύπος συμβολαίου

γ)σχέσεις με τους προμηθευτές

δ)ποιος είναι ο ιδανικός προμηθευτής

ε)επίπεδο εγκρίσεων

στ)επιπλέον ενέργειες που συμβάλουν στη βελτίωση της διαδικασίας προμηθειών

Το σημείο που θα πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψιν σε αυτή τη κατηγορία είναι ότι πρόκειται για τη ποιο ελκυστική κατηγορία υλικών και υπηρεσιών για τους προμηθευτές. Για το λόγο ότι περιλαμβάνονται υλικά και υπηρεσίες υψηλής αξίας και εύκολα να ευρεθούν δηλαδή υπάρχει αριθμός υποψήφιων προμηθευτών κατά συνέπεια υπάρχει μεγάλη διαπραγματευτική ισχύ εκ’ μέρους του αγοραστή, επιπλέον συμπληρώνουμε ότι αποτελεί και το κάθε αγοραστή την ιδανική κατηγορία Τα υλικά καθώς και οι υπηρεσίες είναι με συγκεκριμένες περιγραφές, κωδικούς  που γίνονται άμεσα  κατανοητές από τους προμηθευτές. Ο εκάστοτε αγοραστής οφείλει να έχει γνώση της αγοράς καθώς και την επίδραση που έχει κάθε αλλαγή στα αποτελέσματα της εταιρείας.

Σε συνέχεια των ερωτημάτων έχουμε ως ακολούθως :

α) Σχετικά με τον ιδανικό αριθμό προμηθευτών αυτό ποικίλει ανάλογα τα χαρακτηριστικά του προμηθευόμενου υλικού.

1)Εάν το κόστος αλλαγής του υλικού είναι υψηλό προτιμείται η συνεργασία με ένα προμηθευτή

2)Εάν το κόστος υλικού είναι χαμηλό και επίσης το κόστος αντικατάστασης αμελητέο τότε προτιμούνται πολλοί προμηθευτές  και η επιλογή πραγματοποιείται με βάση τη συμφερότερη προσφορά

3)Εάν το κόστος υλικού είναι υψηλό και το κόστος αλλαγής χαμηλό προτιμούνται πολλοί προμηθευτές

           

Όπως διαπιστώνουμε η πολιτική απέναντι στον αριθμό των προμηθευτών εξαρτάται άμεσα από τα χαρακτηριστικά των προμηθευόμενων πόρων.

β) Όπως περιγράφεται στο πρώτο ερώτημα ότι ο αριθμός των προμηθευτών εξαρτάται από τα χαρακτηριστικά των υλικών και υπηρεσιών το ίδιο συμβαίνει σχετικά για το τύπο του συμβολαίου. Στις διαφορετικές περιπτώσεις του αριθμού των προμηθευτών αντιστοιχεί και κάποιος τύπος συμβολαίου οι περιγράφονται στη συνέχεια.

1)Στη περίπτωση που υπάρχει ένα προμηθευτής λόγω της ιδιαιτερότητας του υλικού ή της υπηρεσίας πρέπει το συμβόλαιο πρέπει να είναι μακροπρόθεσμο και να περιγράφονται λεπτομερέστατα όλες οι λεπτομέρειες.

2)Στη δεύτερη περίπτωση που υπάρχουν πολλοί προμηθευτές  προτιμείται να μην υπάρχει κάποιο δεσμευτικό συμβόλαιο, αυτό είναι εύκολα κατανοητό από το λόγο ότι οποιαδήποτε στιγμή μπορώ να αποκτήσω το ζητούμενο υλικό ή υπηρεσία χωρίς δυσκολία

3)Στη τρίτη περίπτωση όπου υπάρχουν πολλοί προμηθευτές  και το κόστος του υλικού ή της υπηρεσίας είναι υψηλό και το κόστος αλλαγής χαμηλό προτιμείται να μην υπάρχει κάποιο δεσμευτικό συμβόλαιο

γ)Σε αυτή τη κατηγορία των υλικών υψηλής κερδοφορίας προτιμούνται σίγουρα οι προμηθευτές  που παρέχουν τα υλικά ή τις υπηρεσίες που ζητούνται αλλά επιπλέον παρέχουν τη καλύτερη τιμή αφού πρόκειται για μία κατηγορία που τα υλικά ή υπηρεσίες είναι εύκολα  να ευρεθούν.

δ) Σχετικά με τους τύπους συνεργασίας που πρέπει να αναπτυχθούν στις εκάστοτε κατηγορίες , αυτό απαραίτητα εξαρτάται από τον αριθμό των προμηθευτών. Στις περιπτώσεις που υπάρχει ένα προμηθευτής είναι απαραίτητο η συνεργασία μεταξύ προμηθευτή και αγοραστή να είναι στενή σε αντίθετη περίπτωση όταν υπάρχουν πολλοί προμηθευτές δεν είναι απαραίτητο να υπάρχει τόσο στενή συνεργασία κάτι φυσικά που δεν είναι εφικτό.

ε)Επίπεδο έγκρισης , θα πρέπει στην εκάστοτε συμφωνία να συμμετέχει ενεργά και ο διευθυντής του τμήματος. Ο λόγος είναι ότι αυτή η κατηγορία των υλικών είναι υψηλής αξίας και αρκετά ελκυστική για τους προμηθευτές και παράλληλα είναι η κατηγορία που το κάθε τμήμα προμηθειών είναι δυνατόν να πετύχει πολλά οφέλη.

στ) Επιπλέον ενέργειες που συμβάλουν στη βελτίωση των προμηθευόμενων πόρων στη κατηγορία υψηλής κερδοφορίας:

·      Όπως και στα μη κρίσιμα υλικά είναι δυνατόν να εφαρμοσθεί το ηλεκτρονικό εμπόριο (e-commerce), τα είδη όπου μπορεί να εφαρμοσθεί το ηλεκτρονικό εμπόριο είναι τα M.R.O (Maintenance , Repair and Operations ) είδη. Σε αυτή τη κατηγορία υλικών και υπηρεσιών είναι δυνατόν να εφαρμοσθούν ηλεκτρονικές δημοπρασίες δια το λόγο ότι οι ηλεκτρονικές δημοπρασίες ενδείκνυνται σε είδη υψηλής αξίας και με τυποποιημένες προδιαγραφές. Τα προσδοκώμενα κέρδη είναι καλύτερες τιμές μέσω του ανταγωνισμού, μικρότερο χρόνο υλοποίησης των συναλλαγών και χαμηλότερο κόστος συναλλαγής.

·      Με το Benchmarking  σχετικά με άλλες συναφείς εταιρείες και κυρίως με τις ποιο ανταγωνιστικές, είναι ένας τρόπος να βελτιωθεί η κάθε εταιρεία σε ορισμένους τομείς συγκρίνοντας την οργάνωσή της, το τρόπο λειτουργία της σε σχέση με άλλες εταιρείες. Η κατηγορία των υλικών ή υπηρεσιών υψηλής κερδοφορίας είναι η κατηγορία που σε ένα επικείμενο benchmarking θα υποστεί αλλαγές. Σχετικά με το τρόπο διεξαγωγής και ανάπτυξης του benchmarking θα αναπτυχθεί σε επόμενο κεφάλαιο.

·      Ένα εργαλείο που σίγουρα θα βοηθήσει τον αγοραστή στις διαπραγματεύσεις του είναι η πρόβλεψη της ζήτησης γνωρίζοντας ο αγοραστής τις μελλοντικές ανάγκες είναι δυνατό να  ακολουθήσει τη καλύτερη διαπραγματευτική πολιτική.

·      Όπως και στη προηγούμενη κατηγορία είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν κάρτες πληρωμών κάτι που όμως δεν είναι τόσο διαδεδομένο όπως στη κατηγορία των μη κρίσιμων υλικών και υπηρεσιών .

·      Εάν τα τιμολόγια είναι πολλά μικρής αξίας είναι δυνατόν να αποστέλλεται ένα τιμολόγιο σε τακτά χρονικά διαστήματα, δηλαδή να συγκεντρώνω σε ένα τιμολόγιο των διαφόρων αποστολών που πραγματοποιήθηκαν σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

·      Επιπλέον είναι δυνατόν να εφαρμοσθεί η πολιτική της ελάχιστης επιτρεπτής παραγγελθείσας ποσότητας ή η οικονομική ποσότητα παραγγελίας ***. Κατά αυτό το τρόπο επιτυγχάνεται μείωση του διαχειριστικού κόστους.

·      Η επιθεώρηση των  υλικών σε αυτή τη κατηγορία δεν είναι ιδιαίτερα κρίσιμη λόγω ότι τα υλικά είναι συγκεκριμένα με τυποποίηση,  χαμηλού κινδύνου. Αλλά σε μερικές περιπτώσεις επιβάλλεται η επιθεώρηση όταν πρόκειται για υλικά τα οποία η ποιότητα τους και η καλή κατάστασή τους θα επηρεάσουν το τελικό προϊόν .

ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΣΤΗ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΥΛΙΚΩΝ & ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΥΨΗΛΗΣ ΚΕΡΔΟΦΟΡΙΑΣ

·      Λόγω του υψηλού ανταγωνισμού βασική επιδίωξη είναι η μείωση των τιμών. Αυτό θα επιτευχθεί σε σχέση πάντοτε την  αξία των ζητούμενων υλικών και υπηρεσιών.

·      Επιπλέον μέσω της ύπαρξης εναλλακτικών λύσεων είναι δυνατόν να επιτευχθεί μείωση του κινδύνου.

·      Μείωση των εντολών παραγγελίας, αυτό έχει σα συνέπεια τη μείωση του διαχειριστικού κόστους .

·      Αποτέλεσμα του προηγούμενου είναι η μείωση των εντολών πληρωμών .

ΥΛΙΚΑ & ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΥΨΗΛΟΥ ΚΙΝΔΥΝΟΥ

Η κατηγορία των υλικών ή υπηρεσιών υψηλού κινδύνου είναι η κατηγορία η οποία δεν είναι  καθόλου ελκυστική για τους προμηθευτές, η δυσκολία έγγυται στο γεγονός ότι πρόκειται για υλικά τα  οποία δεν έχουν κάποιες τυποποιημένες προδιαγραφές και η αξία τους είναι χαμηλή. Ίσως πρόκειται για τη κατηγορία  η οποία έχει τη μικρότερη προσέλκυση σε προμηθευτές. Τα ερωτήματα που τοποθετούνται σε αυτή τη κατηγορία όπως και στις προηγούμενες είναι τα ακόλουθα :

α) ποιος είναι ο ιδανικός αριθμός προμηθευτών

β) τύπος συμβολαίου

γ)σχέσεις με τους προμηθευτές

δ)ποιος είναι ο ιδανικός προμηθευτής

ε)επίπεδο εγκρίσεων

στ)επιπλέον ενέργειες βελτίωσης της διαδικασίας προμηθειών

Αυτή η κατηγορία αποτελεί το μεγάλο πρόβλημα κάθε αγοραστή  δια τους λόγους ότι τα υλικά ή υπηρεσίες είναι υψηλού κινδύνου, υπάρχουν λίγοι προμηθευτές, τα είδη δεν είναι τυποποιημένα και τέλος η αξία τους είναι χαμηλή. Όλοι οι προηγούμενοι παράγοντες τόσο για τους προμηθευτές όσο και για τους αγοραστές συνθέτουν ένα περιβάλλον ιδιαίτερα μη ελκυστικό. Στη συνέχεια θα πραγματοποιηθεί ανάλυση των επιμέρους ερωτημάτων:

α)Ο ιδανικός αριθμός προμηθευτών λόγω των ιδιαιτεροτήτων που έχουμε αναφέρει προηγουμένως θα πρέπει να είναι ένας (1) ή το πολύ δύο (2) σε περίπτωση που ο ένας προμηθευτής δεν εμπνέει εμπιστοσύνη και αξιοπιστία.

β) Οι σχέσεις με το προμηθευτή θα πρέπει να διέπονται από την αρχή του «καλού πελάτη», ο προμηθευτής θα εκτιμήσει τη συγκεκριμένη στάση και θα δείξει την ανάλογη στάση

γ) Η χρήση κατάλληλων συμβολαίων σε ορισμένα είδη αυτής της κατηγορίας ενδέχεται να οδηγήσουν σε μείωση του προμηθευτικού κινδύνου. Το εκάστοτε συμβόλαιο θα πρέπει να διασφαλίζει μια συγκεκριμένη ποσότητα για συγκεκριμένη περίοδο.

δ) Σε αυτή τη κατηγορία τα χαρακτηριστικά του ιδανικού προμηθευτή βασίζονται στη φήμη του , αξιοπιστία και στον επαγγελματισμό καθώς και στα οικονομικά του μεγέθη.

ε) Επίπεδο έγκρισης , θα πρέπει στην εκάστοτε συμφωνία να συμμετέχει ενεργά και ο διευθυντής του τμήματος. Ο λόγος είναι ότι αυτή η κατηγορία των υλικών είναι η

κατηγορία με το μεγαλύτερο προμηθευτικό κίνδυνο  και την έλλειψη πολλών εναλλακτικών πηγών.

στ) Επιπλέον ενέργειες που συμβάλουν στη βελτίωση των προμηθευόμενων πόρων στη κατηγορία υψηλού κινδύνου.

Το βασικό χαρακτηριστικό αυτής της κατηγορίας όπως έχουμε αναφέρει είναι ο υψηλός προμηθευτικός κίνδυνος και κατά συνέπεια ο περιορισμένος αριθμός προμηθευτών. Άρα για να αντιμετωπισθεί ο προμηθευτικός κίνδυνος αυτό είναι δυνατόν να επιτευχθεί με τους ακόλουθους τρόπους:

·      Με τη σωστή πρόβλεψη της ζήτησης κατά μια φάση νωρίτερα ώστε να μπορεί ο προμηθευτής να αντιμετωπίσει οποιαδήποτε προβλήματα που ενδέχεται να προκύψουν στη παράδοση των ζητούμενων υλικών. Ένα βασικό πρόβλημα αυτής της κατηγορίας είναι οι χρόνοι παράδοσης  και αυτό στη συνέχεια επηρεάζει την ομαλή λειτουργία της εφοδιαστικής αλυσίδας.

·      Ένας άλλος τρόπος μείωσης του προμηθευτικού κινδύνου είναι η διατήρηση αποθεμάτων, αυτό φυσικά θα έχει ως αποτέλεσμα άμεσα  την αύξηση του κόστους αλλά τα οφέλη είναι σίγουρα πιο σημαντικά όπως μείωση της πιθανότητας έλλειψης κάποιου υλικού το οποί ενδέχεται να οδηγήσει σε σταμάτημα τη παραγωγή.

·      Επίσης ένα σημαντικό στοιχείο ο ποιοτικό έλεγχος  και απευθύνεται κυρίως σε προϊόντα ή υπηρεσίες που η ποιότητα αποτελεί κρίσιμο παράγοντα. Σε κάθε περίπτωση ο ποιοτικό έλεγχος, τα συμπεράσματα και οι προτεινόμενες λύσεις θα πρέπει να πραγματοποιούνται σε συνεργασία με τους  προμηθευτές.

·      Επιπλέον ο κάθε αγοραστής ως καλός πελάτης θα πρέπει πολλές φορές να επανασχεδιάσει τις διαδικασίες της και να τις ταιριάξει με αυτές του προμηθευτή. Ο επανασχεδιασμός ενδέχεται να αφορά συγκεκριμένες κατηγορίες υλικών και όχι όλα τα υλικά.

ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΣΤΗ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΥΛΙΚΩΝ & ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΥΨΗΛΟΥ ΚΙΝΔΥΝΟΥ

Τα προσδοκώμενα οφέλη που προκύπτουν με βάση τα προηγούμενα είναι τα εξής:

·      Η μείωση τιμών των προμηθευόμενων πόρων. Η μείωση όσον αφορά το κόστος κτήσης θα είναι άμεση.

·      Η μείωση του κινδύνου  είναι ένα όφελος που θα προκύψει ακολουθώντας τις πολιτικές της προηγούμενης παραγράφου

·      Μεγαλύτερη γνώση της αγοράς με τη συστηματική προσέγγιση και επιλογή των προμηθευτών.

ΤΑ ΚΡΙΣΙΜΑ ΥΛΙΚΑ & ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Η τελευταία κατηγορία  και η ποιο σημαντική που συγκεντρώνει το μεγαλύτερο ενδιαφέρον από τη πλευρά των αγοραστών και των προμηθευτών είναι η κατηγορία των κρίσιμων υλικών. Σε αυτή τη κατηγορία περιλαμβάνονται οι μεγαλύτερης αξίας αγορές και έχουν υψηλό βαθμό προμηθευτικού κινδύνου. Παρουσιάζει αρκετές ομοιότητες με τις κατηγορίες  υψηλής κερδοφορίας καθώς και υψηλού κινδύνου και αναλόγως του υλικού κάθε φορά  προσαρμόζουμε τη πολιτική μας  ποιο κοντά σε αυτές τις κατηγορίες. Τα κρίσιμα υλικά ή υπηρεσίες μπορούν να χαρακτηριστούν ως ακολούθως:

·      τυποποιημένα με ξεκάθαρες προδιαγραφές

·      υπάρχουν λίγοι προμηθευτές

·      ύπαρξη λίγων εναλλακτικών λύσεων

·      υψηλό κίνδυνο

·      η αξία αγορών είναι πολύ υψηλή

Συνδυάζοντας την υψηλή αξία και το υψηλό κίνδυνο που χαρακτηρίζεται αυτή η κατηγορία είναι φυσικό όλα τα υλικά και οι υπηρεσίες να τείθονται σε προτεραιότητα σε σχέση με κάθε άλλο υλικό ή υπηρεσία.

Σε αυτή τη κατηγορία όπως και στις προηγούμενες τοποθετούνται τα εξής ερωτήματα:

α) ποιος είναι ο ιδανικός αριθμός προμηθευτών

β) τύπος συμβολαίου

γ)σχέσεις με τους προμηθευτές

δ)ποιος είναι ο ιδανικός προμηθευτής

ε)επίπεδο έγκρισης

στ)επιπλέον ενέργειες βελτίωσης της διαδικασίας προμηθειών

Σε συνέχεια των ερωτημάτων έχουμε ως εξής :

α) Σε αυτή τη κατηγορία όπου έχει τις αγορές με τη μεγαλύτερη αξία είναι φυσικό να είναι ελκυστική από τους προμηθευτές αλλά υπάρχει η παράμετρος ότι συνήθως απαιτούνται υψηλά κεφάλαια από τη πλευρά του προμηθευτή, αυτόματα με βάση αυτό το περιορισμό έχουμε περιορισμό των διαθέσιμων προμηθευτών. Γενικά σε αυτή τη κατηγορία προτιμείται ένας προμηθευτής για το κάθε υλικό ή υπηρεσία. Με αυτό το τρόπο σκοπεύουμε να πετύχουμε μια σωστή συνεργασία η οποία δεν θα μένει στη τυπική διαδικασία της συναλλαγής.

β) Συνέχεια της ύπαρξης ενός προμηθευτή επιδιώκεται η στενή συνεργασία με το προμηθευτή και όχι όπως έχουμε αναφέρει η απλή συναλλαγή. Θα πρέπει να παρακολουθεί στη παραγωγική διαδικασία του προμηθευτή και να κάνει και τις παρεμβάσεις του αν χρειαστεί. Από την άλλη το ίδιο και ο προμηθευτής θα πρέπει να παρακολουθεί την ορθή χρήση του υλικού ή της υπηρεσίας και να παρεμβαίνει όπου διαπιστώνει ότι κάτι δεν πάει καλά. Γενικά θα πρέπει αγοραστής και προμηθευτής να ανταλλάσσουν απόψεις για τη βελτίωση του τελικού αποτελέσματος.

γ) Τα συμβόλαια στη συγκεκριμένη περίπτωση θα πρέπει να μακροχρόνια και να καλύπτουν όλες τις παραμέτρους της συνεργασίας , αρχίζοντας από τη χρονική διάρκεια έως και το τρόπο παραγωγής.

δ) Ο ιδανικός προμηθευτής  αυτής της κατηγορίας θα πρέπει να έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά :

·      Να παρουσιάζει υγιή οικονομικά αποτελέσματα, διότι τα υγιή οικονομικά αποτελέσματα θα οδηγήσουν σε ανάπτυξη και σε επενδύσεις που σαν αποτέλεσμα θα έχουν τη προμήθειά ποιο ανταγωνιστικών  υλικών και υπηρεσιών.

·      Να κατέχει μεγάλο μερίδιο στη συγκεκριμένη αγορά, πρωταρχικός σκοπός όλων των εταιρειών είναι καταρχήν να αυξάνουν το μερίδιό τους στην αγορά και μετά οτιδήποτε άλλο.

·      Να μην έχει στενή συνεργασία με ανταγωνιστές του αγοραστή, δια ευνόητους λόγους

·      Να προσφέρει το υλικό ή την υπηρεσία στη καλύτερη δυνατή τιμή

·      Να είναι πρόθυμος να συνεργασθεί με τον αγοραστή και να υιοθετήσει κοινή πολιτική με τον αγοραστή εάν υπάρχει λόγος.

·      Να προσπαθεί να μειώσει το προμηθευτικό κίνδυνο στην εφοδιαστική αλυσίδα, από τη παραγωγή μέχρι και τη μεταφορά κλπ.

ε) Επίπεδο έγκρισης , θα πρέπει στην εκάστοτε συμφωνία να συμμετέχει ενεργά και ο διευθυντής του τμήματος καθώς και κάποιος εντεταλμένος σύμβουλος. Ο λόγος είναι ότι αυτή η κατηγορία των υλικών με τη μεγαλύτερη αξία με μεγάλο προμηθευτικό κίνδυνο και είναι η κατηγορία όπου περιλαμβάνονται συνήθως τα ποιο σημαντικά υλικά και υπηρεσίες. Είναι υλικά και υπηρεσίες τα οποία συμβάλουν δραστικά στη κερδοφορία της κάθε εταιρείας.

στ) Επιπλέον ενέργειες που συμβάλουν στη βελτίωση της κατηγορίας των κρίσιμων υλικών και υπηρεσιών:

·      Ο επανασχεδιασμός των διαδικασιών  τόσο από τη πλευρά του αγοραστή όσο και από τη πλευρά του προμηθευτή με σκοπό να επιτευχθεί το καλύτερο δυνατόν αποτέλεσμα. Σε αυτή τη κατηγορία είναι αρκετές φορές αναγκαίος για να βελτιωθεί δραστικά η συνεργασία.

·      Απαραίτητο είναι η πρόβλεψη της ζήτησης ώστε να είναι άμεση η ανταπόκριση από πλευράς του προμηθευτή. Σε μερικές των περιπτώσεων είναι απαραίτητο η πρόβλεψη να αφορά μία φάση νωρίτερα

·      Ένα άλλο σημείο ιδιαίτερα σημαντικό που κρίνει σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία της συνεργασίας μεταξύ  προμηθευτή και αγοραστή είναι η μέριμνα μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών είναι να αναπτύξουν ή να τοποθετήσουν το κατάλληλο σύστημα επικοινωνίας. Σε αυτή τη κατηγορία η ανάπτυξη της επικοινωνίας μεταξύ των κατάλληλων προσώπων είναι μία παράμετρος ιδιαίτερα κρίσιμη. 

·      Επίσης σε αυτή τη κατηγορία ενδέχεται να συμπεριλαμβάνεται και πάγιος εξοπλισμός , η ζωή του είναι μεγάλης χρονικής διάρκειας και η ανάγκη σε ανταλλακτικά  και service είναι επιβεβλημένη. Κατά συνέπεια η επιλογή του  πάγιου εξοπλισμού θα πρέπει να αναλύεται σε βάθος χρόνου και να λαμβάνονται υπόψη και άλλοι παράμετροι εκτός από το κόστος κτήσης.

·      Η διασφάλιση ποιότητας είναι ένα σημείο το οποίο θα πρέπει να εξασφαλίζεται, στη συγκεκριμένη κατηγορία αυτό επιτυγχάνεται με τη στενή συνεργασία και την ανάπτυξη σχέσεων  προμηθευτή και αγοραστή.

·      Σε αυτή τη κατηγορία απαραίτητη θεωρείται η ύπαρξη ενός ατόμου με τα κατάλληλα προσόντα του οποίου ο ρόλος του θα είναι full time ή part time. Ο ρόλος του είναι  να γνωρίσει το προσωπικό του προμηθευτή αλλά  και τις αρμοδιότητες του, ώστε να εντοπίσει τους ανθρώπους κλειδιά που σε αυτούς θα βασιστεί η ανάπτυξη της συνεργασίας. Επίσης ρόλος αυτού του ανθρώπου είναι να αναλύσει  το τρόπο επικοινωνίας μεταξύ προμηθευτή και αγοραστή και στη συνέχεια μα το βελτιώσει. Τέλος βασική του αρμοδιότητα είναι να συντονίζει τις προσπάθειες αγοραστή και προμηθευτή και να παρέχει λύσεις σε τυχόν προβλήματα τα οποία έχουν δημιουργηθεί.

·      Σε αυτή τη κατηγορία θεωρείται απαραίτητο ένας σχεδιασμός σχετικά εάν συμβούν γεγονότα  μη προβλέψιμα το πως θα πρέπει να αντιδράσουμε (contingency planning).Τα σημεία τα οποία περιλαμβάνονται στο contingency planning είναι τα εξής :

o   εναλλακτικές λύσεις όσον αφορά το σχεδιασμό , εάν ζητούνται ανταλλακτικά τα οποία δεν είναι δυνατόν να τα προμηθευτούν

o   έρευνα για εναλλακτικούς προμηθευτές

o   διατήρηση αποθέματος

·      Η ύπαρξη αποθέματος σε αυτή τη κατηγορία είναι απαραίτητη, το ερώτημα που προκύπτει είναι το απόθεμα είναι δυνατόν να μεταφερθεί στο προμηθευτή και ο προμηθευτής να με προμηθεύει όταν του ζητηθεί. Αυτή η παράμετρος λαμβάνεται υπόψη στις αξιολογήσεις σχετικά με την επιλογή του κατάλληλου προμηθευτή.

·      Η ανάπτυξη του προμηθευτή με τη συνδρομή του αγοραστή και η ενθάρρυνση από τον αγοραστή προς το προμηθευτή για την υιοθέτηση νέων μεθόδων παραγωγής. Αυτό όπως είναι φυσικό επηρεάζει τον προμηθευτή άμεσα, διότι η υιοθέτηση μίας επαναστατικής μεθόδου ενδέχεται να έχεί αποτέλεσμα τόσο στη ποιότητα όσο και στο κόστος που αυτό αυτόματα μεταφέρεται τον αγοραστή.

·      Επίσης οι καλές σχέσεις με άλλες εταιρείες οι οποίες προμηθεύονται τα ίδια υλικά ή υπηρεσίες είναι δυνατόν να οδηγήσουν σε κοινές προμήθειες κατά συνέπεια επίτευξη καλύτερων τιμών λόγω της οικονομίας κλίμακας .

ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΣΤΗ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΤΩΝ ΚΡΙΣΙΜΩΝ ΥΛΙΚΩΝ & ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

·      Η ανάπτυξη στενών συνεργασιών και επίλυση στη ρίζα των προβλημάτων που δημιουργούνται.

·      Μεγαλύτερη γνώση της αγοράς και κατά συνέπεια δυνατότητα και καλύτερης αξιολόγησης των προμηθευτών.

·      Ανάπτυξη του κόστους αγοράς του προμηθευόμενου πόρου σε 

   συνεργασία με τον προμηθευτή και καθορισμός τιμής από κοινού Μείωση  

    του κινδύνου προμήθειας

·      Η τιμή κτήσης μπορεί σε μερικές περιπτώσεις να είναι μεγαλύτερη αλλά  γενικότερα το συνολικό κόστος θα είναι μικρότερο λαμβάνοντας υπόψη και τα οφέλη που προκύπτουν, όπως βελτίωση της ποιότητας των προμηθευόμενων υλικών ή υπηρεσιών.

·      Ανάπτυξη των κοινών προμηθειών όπως αναφέραμε στη προηγούμενη παράγραφο επιτυγχάνεται καλύτερες τιμές για τους αγοραστές.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Σύμφωνα με τη τεχνική του supply positioning στόχος του κάθε οργανισμού είναι να κατευθύνει τους προμηθευτικούς του πόρους στο τεταρτημόριο υψηλής κερδοφορίας. Οι λόγοι είναι προφανείς , στο τεταρτημόριο υψηλής κερδοφορίας υπάρχει η διαπραγματευτική ισχύς από τον κάθε οργανισμό να διαπραγματευτεί τους προμηθευόμενους πόρους με το καλύτερο δυνατό τρόπο και τα αποτελέσματα να είναι εμφανή στη τελική τιμή.

Το να οδηγήσει ένα οργανισμός τους προμηθευτικούς του πόρους στο συγκεκριμένο τεταρτημόριο δεν είναι δυνατό να συμβεί αυτόματα, χρειάζεται τη συνδρομή των προμηθευτών δηλαδή θα πρέπει να επιλεχθούν οι κατάλληλοι προμηθευτές ώστε να μπορούν να δώσουν ευρεία γκάμα λύσεων.