ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ - CONTRACT REQUIREMENTS

ΓΕΝΙΚΑ

Όταν αναφερόμαστε στα στοιχεία μιας Εμπορικής Συμβάσεως ουσιαστικά εννοούμε ορισμένες

διαδικαστικές απαιτήσεις οι οποιες μας οδηγούν στην σωστή δομή αυτής.

Τα στοιχεία αυτά ειναι :

1 -   Η ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΤΟΥ ΠΩΛΗΤΗ  

        (OFFER  - CLARIFY WHAT IS ON OFFER)                                          

2 -   Η ΑΠΟΔΟΧΗ ΤΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΤΟΥ ΠΩΛΗΤΗ  

         (ACCEPTANCE OF OFFER)

3 -   ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΙ ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΤΩΝ ΟΡΩΝ ΑΓΟΡΑΣ /ΠΩΛΗΣΗΣ

       (CERTAINTY  - CLARIFY ALL TERMS OF OFFERED GOODS OR SERVICES)

4 -   ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΤΕΛΙΚΗΣ ΤΙΜΗΣ

        (CONSIDERATION - WHAT WILL THE FINAL COST BE? IS EVERYTHING INCLUDED?)

5 -   ΑΠΟΔΟΧΗ / ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΝΟΜΙΚΗΣ ΔΕΣΜΕΥΣΗΣ

        (INTENTION TO BE LEGALLY BOUND = LEGALITY OF CONTRACT)

Σε περίπτωση που η Σύμβαση δεν εχει “δομηθεί” με τα πιο πανω χαρακτηριστικά στοιχεία, τότε

μπορεί να θεωρηθεί ως ΗΜΙΤΕΛΗΣ  ( INCOMPLETE CONTRACT).

Πολλοί Αγοραστές συμβαίνει στην διαδικασία της επεξεργασίας μιας Εμπορικής Σύμβασης να

παραλείψουν καποιο από τα πιο πάνω στοιχεία  οποτε η κάλυψη των στόχων τους δεν μπορεί

να επιτευχθεί.

ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΑ ΚΑΙ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ

Στην Προμηθευτική Αλυσίδα πολύ συχνά οι Αγοραστές βρίσκονται σε δίλημμα κατα πόσον θα

πρέπει να καλύψουν μια αγορά με καποιο Συμφωνητικό η με μία Σύμβαση.

Αυτό που πρέπει ολοι να θυμούνται εινοι οτι ΤΟ ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΣΥΜΒΑΣΗ

και στις δύο περιπτώσεις “ συζηταμε και συμφωνούμε”  ομως και στις δύο περιπτώσεις

δεν δημιουργούμε “Νομική Σχέση”.

Για να αντιληφθούμε καλύτερα τις διαφορές των δύο αυτών περιπτώσεων θα πρεπει να

παραθέσουμε τα βασικά στοιχεία  που καθορίζουν κάθε Στάδιο επεξεργασίας και να εντοπίσουμε

τα σημεία εκείνα που δεν ειναι κοινα.

               

1ο Σ Τ Α Δ Ι Ο   (ΠΡΟΔΙΑΠΡΑΜΑΤΕΥΤΙΚΟ)

ΣΥΜΒΑΣΗ  :   Ορίζονται οι βάσεις για την δομή της Συμβάσεως

ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ  :  Ορίζονται οι βάσεις για την δομή του Συμφωνητικού

ΚΟΙΝΗ  ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ             

2ο    Σ Τ Α Δ Ι Ο   ( ΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΤΙΚΟ)

ΣΥΜΒΑΣΗ :  Επεξεργασία δεδομένων στοιχείων

ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ :  Επεξεργασία δεδομένων στοιχείων

ΚΟΙΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

3ο  Σ Τ Α Δ Ι Ο   ( ΚΥΡΙΩΣ ΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΤΙΚΟ)

ΣΥΜΒΑΣΗ :  Τελική επεξεργασία και εκτίμηση δεδομένων στοιχείων

ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ :  Τελική επεξεργασία και εκτίμηση δεδομένων στοιχείων

                    

ΚΟΙΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

 ΣΥΜΒΑΣΗ :  Εξέταση των δεδομένων απο Νομική αποψη

                       Συνεργασία Νομικής Υπηρεσίας με την Προμηθευτική Μονάδα

ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ :  Καμμία ενέργεια σε σχέση με την Νομική κάλυψη του Συμφωνητικού

                                Επεξεργασία συμφωνηθέντων ορων μεταξύ Αγοραστή /Πωλητή

                                Χρηστών / Εσωτερικών Πελατών

 4ο  Σ Τ Α Δ Ι Ο   ( ΜΕΤΑΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΤΙΚΟ )

ΣΥΜΒΑΣΗ  :  Νομική κατοχύρωση των ορων ( Διασφάλιση συμφερόντων)

ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ :  Καμμία ενέργεια Νομικής φύσεως

                                Τελική επεξεργασία συμφωνηθέντων ορων και απο τις δύο πλευρές

                    

 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ :

Η επιλογή του αν θα καταφύγουμε σε Σύμβαση η Συμφωνητικό ειναι αποτελεσμα συνεκτίμησης

των πιο κατω παραγόντων

ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΣ Η ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟΥ

ΚΟΣΤΟΣ 

 ΠΟΣΟ ΘΑ ΜΟΥ ΚΟΣΤΙΣΕΙ ΕΠΙ ΠΛΕΟΝ ΜΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗ

ΧΡΟΝΟΣ  

ΠΟΣΟ ΧΡΟΝΟ ΕΧΩ ΣΤΗΝ ΔΙΑΘΕΣΗ ΜΟΥ

ΕΜΠΕΙΡΙΑ

ΠΟΣΟ ΓΝΩΡΙΖΩ ΤΟΝ ΠΩΛΗΤΗ - ΥΠΑΡΧΕΙ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ 

ΕΜΠΕΙΡΙΑ ΓΙΑ ΤΟ ΙΔΙΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ

ΓΝΩΣΗ      

ΠΟΣΟ ΚΑΛΑ ΓΝΩΡΙΖΩ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΑΓΟΡΑΣ  ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ  ΣΤΗΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑ

                                                          

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΟΜΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ

ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ

Κάθε Επιχείρηση ακολουθεί την δική της μέθοδο προκειμένου οργανώσει μία Σύμβαση.

Οι Προβληματισμοί ομως ειναι σχεδόν οι ιδιοι για ολες τις Επιχειρήσεις που επιθυμούν να

διασφαλίσουν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τα συμφεροντά τους.

Η Οργανωτικη υποδομή μιας Επιχείρησης, η ποιότητα του εμψυχου δυναμικού της (εμπειρία,

γνώση, εκπαιδευση, ποιοτική παραγωγη ) , το προφίλ της ειναι στοιχεία που συντελούν στην

διαδικασία δομής και διαχείρισης των Εμπορικών Συμβάσεων.

Αυτό που γνωρίζουμε σαν “Μεθοδολογία” δομής της Σύμβασης ειναι κυρίως η οργανωση των ενεργειών μας.  Προκειμένου να οργανωσουμε σωστά την Σύμβαση μας θα πρεπει να εξετάσουμε

αρχικά τους πιο κάτω παράγοντες.

ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑΣ ΔΟΜΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

1 -  Οι Συμβαλλομενοι θα πρεπει να εχουν ολοκληρώσει τον κύκλο ανταλλαγής αποψεων

      απαιτήσεων και ορων συνεργασίας

2 -  Να εχει αποφασισθεί οτι η συμφωνία απαιτεί Νομική κάλυψη

3 -  Να εχουν επεξεργασθειί αναλυτικά ολους τους ορους στο τραπεζι των διαπραγματεύσεων

4 -  Να εχει καθορισθεί το αντικείμενο της Σύμβασης

5 -  Να υπαρξει συμφωνία ως προς τον παράγοντα κόστος. ( Λεπτομερειακή αναλυση)

6 -  Μηπως υπάρχουν σημεια χωρίς την σωστή διευκρίνιση

7 -  Μηπως υπαρχει καποια παράλειψη ( check list of requirements)

8 -  Εχει  καθορισθεί και από τις δύο πλευρές η διαδικασία παρακολούθησης υλοποιησης της

       συγκεκριμένης Συμβασης ;

9 -  Υπαρχει γραπτή κάλυψη ολων οσων εχουν συμφωνηθεί ;

10 - Υπαρχει η συμφωνη γνωμη των Νομικών της Επιχειρησης;

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΤΙΚΩΝ ΣΤΑΔΙΩΝ ΔΟΜΗΣ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

Μεσα απο τα 4 Διαδικαστικα Σταδια “χτίζω” με τον καλύτερο δυνατό τρόπο την Σύμβαση

για την καλυψη μιας αγοράς υλικών η υπηρεσιών.

Η εφαρμογή  σωστών διαδικαστικών ενεργειών οδηγεί στον ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ.

ΣΩΣΤΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΣ σημαίνει οτι εχω

q  Καθορίσει το αντικείμενο της Συμβασεως - Define the SUBJECT OF THE CONTRACT

                        (What is the contract about?)

q  Αναφέρει  τους στόχους της Συμβάσεως Mention the OBJECT OF THE CONTRACT

                       

q  Προβλέψει  το πιθανό αποτελεσμα  Foresee POSSIBLE OUTCOME

q  Υπολογίσει το Κόστος της Αγοράς                      

q  Εξασφαλίσει  τα προβλεπόμενα οφέλη -  Obtain the benefits you expect

q  Διασφαλίσει την ελαχιστοποίηση των πιθανών  κινδύνων -  Minimize the risks  

  

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΡΟΣΥΜΒΑΤΙΚΟΥ ΣΤΑΔΙΟΥ

·      Σε αυτό το Στάδιο η Προμηθευτική Μονάδα καλείται να ολοκληρώσει μια σειρά συγκεκριμενων

     διαδικασιών οι οποιες εχουν αμεση σχεση με την δομή και την εν συνεχεία διαχείριση της

     Συμβασης.

Αυτές οι διαδικασίες προβλεπονται στα εγχειρίδια λειτουργιας μιας Οργανωμενης Μονάδας,

και σε πολλές Επιχειρήσεις υπάρχουν στον Κανονισμό Προμηθειών (PURCHASING MANUAL)

η και σε ΜΟΔ ( ΜΟΝΙΜΕΣ ΕΤΑΙΡΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ).

Η πρωτη κίνηση γίνεται με την γνωστοποιηση του ενδιαφέροντος του Αγοραστή για την υλοποιηση μιας αγοράς, Η γνωστοποιηση γίνεται

·      ΜΕ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ   -  RFP (REQUEST FOR PROPOSAL)

·      ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

·      ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ

Οποιοσδήποτε από τους πιο πανω τρόπους γνωστοποιησης πρεπει να περιλαμβανει

·      ΚΑΘΟΡΙΣΜΟ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΤΟΥ ΑΓΟΡΑΣΤΗ ( ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΩΝ)

·      (ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ - ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ - ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΟΝΟΜΑΣΙΑ)

·      ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΧΡΗΣΕΩΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΠΟΙΑ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΛΕΙΤΑΙ ΝΑ ΚΑΛΥΨΕΙ

·      ΓΕΝΙΚΟΥΣ ΟΡΟΥΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ

*   ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥΣ ΟΡΟΥΣ

·      ΠΕΡΙΟΡΙΣΤΙΚΟΥΣ ΟΡΟΥΣ

·      ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ

·      ΚΑΘΟΡΙΣΜΟ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ

ΓΕΝΙΚΑ Ο ΑΓΟΡΑΣΤΗΣ ΟΦΕΙΛΕΙ ΝΑ ΕΧΕΙ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙ ΜΕ ΣΑΦΗΝΕΙΑ

ΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΟΡΟΥΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ.

Η ΣΩΣΤΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΤΟ ΘΕΜΕΛΙΟ ΛΙΘΟ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ